●電話が苦手な方へ
- マニュアルに忠実に従う
電話対応が特に苦手な方におすすめの方法です。用意されたマニュアルに忠実に従う事により、ミスが少なくなります。マニュアル通りに従ううちに電話対応が上手くなってくるはずです。始めはマニュアルに従うPCにように対応するとスムーズに行えます。
- 年上の異性に対応してもらおう
年上の異性というのは、対人関係の中でも緊張しやすく話にくい相手です。始めは親戚の方などで練習すると良いでしょう。そしてその年上の異性と電話対応の練習し、率直な意見を聞いてみましょう。
- SNSのチャット形式で練習
始めは口頭での対応となると、自分が話した言葉が記録として残りません。ですのでチャットを使って親しい方や職場の方に、自分の対応が正しいかチェックしてもらい、チャットの履歴を見て改善点をチェックしましょう。
- 意外と大切な姿勢
緊張すると声が小さくなり、上手く発声できません。特に電話は声のみでの対応なので発声は重要です。そこで発声に大切なのは、良い姿勢です。良い姿勢は良い発声に繋がります。普段から意識して身に付けましょう。
- ミスをしたら明るく謝罪
これは電話対応中の小さな失敗の場合です。対応時にミスをした場合、明るく爽やかに謝罪すれば、ほとんど相手は許してくれます。これで電話対応でびくびくする事は減らせるはずです。
●電話対応を上手くこなせるコツ
- 爽快で明るく対応
電話の第一印象が明るく爽やかだと、相手も気持ちがいいものです。接客と同じで明るく挨拶する事で、電話対応になれている人と思ってもらえます。とにかく明るく爽やかに対応する事が一番です。
- 見えない相手だからこそ丁寧な対応を
丁寧な対応をされて怒る相手はほとんどいません。特に電話は顔が見えません。丁寧過ぎるくらいの対応でもかまいません。
- 謝罪はしっかりと
電話対応の初心者は、ミスをしてしまうと焦って対応が疎かになりがちですが、ミスは小さいものでもその都度しっかりと謝罪する事が大切です。落ち着いて謝罪すれば、相手も気持ちよく対応してくれます。
- 話し方はゆっくりめで
電話は顔が見えません。なので早口で話すと相手に伝わりにくくなりますし、自分も緊張してしまいます。とにかくゆっくり話す事を心掛けてください。
- 相槌の種類をいくつか用意しておく
電話対応では相槌が聞いてくれているという、指標になります。そのため「はい」という相槌だけでなく、自身で使いやすい相槌をいくつか用意しておきましょう。「確かに」「そうですね」「承知しております」などを使いこなせるとベテランのように感じられます。
電話対応は練習と実践をこなす事が、上級者への道です。しかし実践の前にまずこれらの事に注意する事で怖がらずに対応することができるはずです。
