電話対応は顔が見えないやり取りです。そのため事務的な対応を取られると、相手は良く思いません。この様な対応に心がないと取られる電話の対応だけは避けたいところです。しかし電話での話し方に気を付ける事は近年当たり前になっています。しかしもう一つ注意してほしいのが、時間外の電話の対応についてです。
- 時間外の対応は大切
電話をかけているほうも時間外という事は、ある程度理解いる方がほとんどだと思います。しかし時間外というのは、あくまでこちらの定めている時間です。急ぎの要件などで困っている方が掛けた時、呼び出し中が鳴り続けて繋がらないでは対応に冷たさを感じます。そして印象も良くありません。こんな時は何かしらのアナウンスなどで対応するとまた違うのではないでしょうか。
- 定形の時間外アナウンスを使う
時間外のアナウンスは現在どこの企業でも取り入れていると思います。このよく聞く時間外のアナウンスですが、これがあるだけで企業からの親切心を感じ事ができ便利です。そしてこのような細やかな心遣いが、企業へのイメージアップにも繋がるのです。この時間外アナウンスは代行会社も存在します。
- その会社独自のアナウンスもできる
先程お伝えした電話代行を利用すると、定形アナウンスだけではなく、その企業に合わせたアナウンスを作ってもらう事も可能です。夏季・冬季休暇、大型連休中などオリジナルで用意してほしいアナウンスを作ってもらえます。そしてオリジナルのアナウンスを使う事で、電話を受けた方の印象も変わります。お客様相手を多く行う企業などには、この機能はおすすめです。
