電話代行を利用している方によくありがちな、会話のズレがあります。
自分「はい、～会社○○でございます。」
相手「○○です。～さんはいらっしゃいますか。」
自分「只今席を外しておりますので、折り返しご連絡差し上げます。」
相手「今電話があったんですけど？」
自分「申し訳ございません。外出中です。」
この会話を見て、大きなズレを感じませんか。
相手はつい先程かかってきた番号から折り返しをしているはずなのに、本人が居ないという不思議な状況に驚きます。
そして、受け取った側も対応に困ります。
このような場合まず転送機能を解除することが重要です。
転送を解除する事で自分だけで電話対応ができます。
そして外出中だけ転送にすれば、電話代行が対応してくれるのです。
そして他には予定を入力しておくこと。
様々なプランがあるので、予定を入れておくと担当別にスケジュールを管理してくれます。
忙しい業務の方は、電話対応を空き時間や帰社したタイミングでまとめてかけるという事もあります。
しかし電話は相手が必ず出てくれるとは限りません。
そんな時常時転送機能を使っていると、相手が折り返した時、さっき掛かってきたのに席を外しているのはおかしいと思われます。
転送機能とスケジュール管理をうまく使う事で解決できるのです。
スケジュールを伝えておく事で相手にも大まかな予定を伝えられ、不要なトラブルもなくなり親切です。
